我为什么用 Trello 搭建任务系统

说到管理个人事务和工作学习情况,被提及最多的是 OmniFocus、2Do 和 Things 这样依照 GTD 系统设计的 App,或是 Wunderlist、Todoist 和滴答清单这样较轻量级的 App。在体验、学习、尝试了很长时间上述的大部分应用后,我抛弃了这些以列表为核心的管理方式,转而使用以看板为基础的 Trello 搭建任务系统。

什么是 Trello

看板

在介绍 Trello 前,请允许我先介绍一下看板。看板是机械制造业的「丰田生产模式」中的一个重要概念,是现在加工企业精益制造过程中经常被使用的一种管理工具。它的作用是帮助企业实现及时生产(JIT),即在正确的时间使用正确的零件生产正确数量的正确的产品,从而缩短生产周期、等待时间、减少浪费、降低库存,进而提高生产效率、企业利润、降低不必要的损失。

Trello 任务板

Trello 是一个以网页为基础的在线任务管理工具,和 Slack 一样,提供了很多有利于团队协作的功能和特性,被众多大大小小的组织和公司使用。今年年初,Trello 被 Atlassian 收购,间接证明了它的成功和价值。Trello 的核心基础是看板,有着看板具备的所有特点。每一个任务没有勾选区域,而是以卡片的方式呈现,张贴在合适的列表区域下。当任务的状态发生改变时,就将这张卡片从一个列表移动到另一个列表。通过卡片一次次转移,最终到达终点实现完成这个状态,整个流程就算结束了。对比 Trello 的网页界面能直观地察觉它和看板之间的相似性,可以看作是存储在互联网上的看版。

使用 Trello 的好处

更方便地回顾和检查

在使用 OmniFocus 或 Todoist 时,我经常会忘记做「回顾」这个步骤,也就是定期检查已经完成的任务。没有很好地学习和实践 GTD 精神是一方面原因,另一方面原因在于列表的形式并不是好的展示方式。假设有多个项目,每个项目下又有数个子项目,要查看本周完成的任务情况就需要在一个个子项目间逐个查看。在 Todoist 中查看已经完成的任务尤为复杂,要点击数次才能看到本列表下的内容,要遍历所有列表,势必要花上不少时间。

Trello 与其他任务管理服务和 App 不同之处就在于它独特的呈现形式,抛弃常见的列表样式,把所有的任务用卡片归拢并且横向铺开。在电脑或平板上进入某个任务板,同时呈现数张列表,不仅是已经完成的任务,待完成、进行中或推迟完成的任务一并显示,无疑相较在列表中反复切换更为直观和方便。

跨平台与多人协作

只使用 Apple 的系统兴许没有跨平台的烦恼,然而我同时使用着 iOS、Android、Windows 甚至 Chrome OS,就不得不考虑跨平台的问题。最佳的解决方案是选择基于网页的服务,就算是 Ubuntu 也可以毫无障碍地访问,Wunderlist、Todoist 等是 Trello 以外提供网页版应用的服务。考虑到学校要求完成短期的合作项目,倘若支持多人协作功能,能给将来管理任务提供便利。权衡之下,以网页为主、提供免费小型团队合作的 Trello 成为首选。

免费好用

为好东西付费是理所当然,可能省则省也是应该。Trello 的免费版和付费版的差别并不大,免费版账户能够创建无限多的私人任务版,可以创建团队与他人一同管理,允许使用标签、上传附件、制定截止时间来为任务添加附属信息。付费版扩充了附件容量、允许上传自定义 Emoji、每个任务板支持三个拓展,可这些内容不会极大地影响个人事务和小型团队的任务管理,甚至可以说毫无帮助,何况可以邀请他人加入 Trello 来换取付费版账户的体验时长。

其他提供网页版服务的任务管理工具为免费帐户设定的限制相对较多,Wunderlist 在团队协作上有所规定,Todoist 的免费版甚至不能为任务打上标签。与之相比,Trello 可谓是真的免费又好用。

减少依赖

列表型的 App 用的时间长了,逐渐养成了奇怪的习惯。每天早上还没开始一天的工作学习,App 就推送给我今天要做的所有事情。完成一个任务后,迫不及待地打开 App 把它打勾,顺便一个个列表翻看尚未完成的事。如果某个任务没有设定通知,这件事说不定就被忘记了。而打开 App 检查当下的情况后,常常控制不住自己的手,多花了(一点点)时间把玩起手机。

或许这只是我的个例,我不认为过度依赖某个 App 来完成任务是件好事。相反,使用 App 的最终目的应该是提高自身的任务管理能力,没有这个特定的 App 也可以高效、准确、完善地管理和组织事务。要减少依赖,最简单的是去掉通知和 Todoist 那样的奖励反馈。更进一步,去掉软件所独有的特性,找一个能用现实生活中的工具完整表达的 App。Trello 不能按照时间或地点推送通知,没有数值和等级机制,看板的表现形式可以用便条贴替代,大概是市面上最「无聊」最不能上瘾的工具了。

Trello 的缺点

缺少通知是把双刃剑,一方面降低了 App 的存在感从而减少依赖,另一方面要求使用者定期查看任务板、合理规划时间,确保任务不会逾期。为了弥补 Trello 在提醒上的不足,我会将 Trello 和日历搭配使用,通过日历事项间接地展示今日的待办事项。

另一个明显的缺点亦是缘于看板这个形式,收件箱中任务堆积是每个任务管理学习者都会面临的问题,在 Trello 中更为严重。每次在大屏幕上打开任务板,大把大把的卡片扑面而来,没有好好整理、归档任务卡片,要寻找最为紧急、最为重要的任务犹如大海捞针,最终收件箱就成为了垃圾箱,要做的事情越来越多。

我是如何用 Trello 的

任务板设置

学生的事务并不多,只设置了个人事务、学校的任务板,以及所主持的播客的任务板。

任务板概览

每个任务板有五个列表。

  • 收件箱:所有新的任务卡片都会先存放在收件箱,等待分发到其他列表。
  • 今日:存放今天需要完成的任务。
  • 进行中:存放已经开始、尚未完成的任务。
  • 推迟完成:未来某个时间点要做、现在还不能开始的任务。
  • 已完成:已经做好的、不需要检查的任务。

在学校的任务板中,不会为某个课程建立对应的列表,不同的课程、项目和分类使用标签管理,不同的任务板中,红色标签均被统一为「紧急」。任务的具体说明写在描述中,评论区不会作为任务说明补充来使用。相关链接以附件形式添加。打上完成时间的任务卡片按照时间先后在同一列表内排列。

工作流

  1. 每天早上、中午和晚上打开 Trello 检查任务卡片,其他时刻尽可能地不查看整理。
  2. 有新的事物要做,如果能够马上完成就立刻进行,不能马上完成就及时添加进 Trello。添加后不做多余操作。
  3. 检查任务卡片时,为收件箱的每个任务添加合理的标签、完成时间、简介等信息,按照任务的完成情况移动到「今日」、「进行中」或「推迟完成」。查看存放在「今日」的任务卡片,更新其信息。
  4. 每晚检查「今日」、「进行中」和「推迟完成」列表,将完成的任务卡片移入「已完成」,将第二天要做的移入「今日」列表。
  5. 每周结束时查看「已完成」列表,并且将列表内的卡片归档。

实际使用示例

早上的任务板

在今天早上,打开 Trello 看到「今日」列表中有三个任务卡片,每个任务卡片存放的是一个要读的文章链接,绿色的标签代表这些任务是要完成英语课布置的作业。在「进行中」列表里存放着英语课的作业,在课前要提交文章的阅读报告,因此任务完成时间设定在下周一早上。「已完成」列表里存放着昨天做完的事——下载写报告用的模板——模板并不是针对英语课的,因而使用了代表一般事务的黑色标签,红色的紧急状态告诉我,这件事一定要在当日完成。

晚上的任务板

到了晚上再次打开 Trello,三篇待阅读的文章已经看过,可以被安全地放入「已完成」列表中。第二天有大段的时间来写阅读报告,因而将写报告的任务卡片移动到「今日」列表,并且在日历里添加相应的事项,把明天下午的时间安排给该任务。报告的大纲写在任务说明栏,用到的参考链接通过附件形式附加在任务中。

经过修改的任务卡片

没有完美的任务系统

上述即是从列表型到看版型任务系统转变的过程和原因,以及使用 Trello 搭建任务系统的简单分享。每个人都是独特的个体,有人喜欢异性也有人喜欢同性,任务系统同样是因人而异的。帮助我更好地管理事务的 Trello 或许并不是你的完美工具,寻找到最适合自己的服务和 App,远比不加思考地全盘照搬更为重要。文中所写的工作流也会随着时间加以完善,在任务管理的领域还有太多值得改进和学习,一起努力吧。

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